Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?
Une caisse enregistreuse est un logiciel qui offre un service de caisse. Autrement dit, ce logiciel permet d’enregistrer les paiements du commerçant et de les sauvegarder dans sa mémoire. L’un des gros avantages de l’option de la caisse enregistreuse est qu’elle réduit la nécessité des écritures comptables. Cependant, certaines normes sont à respecter en ce qui concerne l’adoption de ce logiciel. Nous vous en parlons dans cet article avec plus de détails.
Comprendre la règlementation concernant la caisse enregistreuse
Depuis quelques années, les commerçants et professionnels qui utilisent une caisse enregistreuse doivent faire face à certaines règlementations. En effet, il a été décidé que ces caisses doivent respecter certaines conditions. Il s’agit d’une condition d’inaltérabilité, d’une condition de sécurisation, d’une condition de conservation et d’une condition d’archivage.
La condition d’inaltérabilité
Cette condition exige l’enregistrement de toutes les données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées.
La condition de sécurisation
Cette condition exige la sécurisation des données d’origines et de toutes modifications qui pourraient être apportées.
La condition de conservation
Cette condition exige l’enregistrement et la clôture des données sur une période déterminée.
La condition d’archivage
Cette condition exige la création d’une période d’archivage qui permettra de figer et de dater les données avec une garantie sur l’intégrité des informations.
Par ailleurs, des contrôles sont effectués pour vérifier le suivi des règlementations par les commerçants. Si des contrôles sont faits, le commerçant aura à sa disposition 60 jours pour prouver par une attestation la conformité de son logiciel de caisse aux normes établies. Les commerçants incapables de fournir ladite attestation seront dans l’obligation de payer une amende.
En outre, tous les commerçants et professionnels assujettis à la TVA sont concernés par cette règlementation sur les caisses enregistreuses. Il faut aussi noter que la règlementation ne s’applique pas seulement au commerce physique, mais aussi au e-commerce comme ici .
Comment prouver que sa caisse enregistreuse respecte la norme ?
Tout d’abord, le fournisseur de caisse enregistreuse chez qui vous avez acheté la vôtre doit être en mesure de vous fournir une attestation individuelle de conformité. Cette attestation peut être physique (papier) ou digitale, par mail. Elle doit d’ailleurs contenir les informations suivantes :
- Nom et référence du logiciel
- Date d’acquisition du logiciel par le client
- Mentions de respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage.
Toutefois, il convient de noter que les fournisseurs de caisse enregistreuse disposent de plusieurs méthodes pour justifier le respect des règlementations de leurs produits. En effet, le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié par deux types de documents.
- Le premier est un certificat délivré par un organisme accrédité qui maitrise les normes en vigueur.
- Le second est une attestation individuelle délivrée par l’éditeur du logiciel de caisse concerné, conforme à la norme établie par l’administration.
Pour finir, même si la caisse enregistreuse est un logiciel révolutionnaire, elle n’est pas obligatoire. Néanmoins, si vous souhaitez en avoir une, elle doit obligatoirement respecter certaines normes.
